Vorstellung: Das Online Rechnungsprogramm sevDesk

Ein Online Rechnungsprogramm erleichtert das Erstellen von Rechnungen und Angeboten und hilft, Zeit zu sparen. Auch für Buchhaltungslaien ist das Programm einfach bedienbar und übersichtlich. Es bietet umfangreiche Funktionen und hilft dabei den Überblick über Aufträge, Rechnungen, sowie dem Firmeninventar zu behalten. Ein wichtiger Bestandteil ist die Kontaktdatenbank, die in Kunden, Lieferanten, Partner und Interessenten aufgegliedert wird. Diesen Kontakten können Aufträge und Rechnungen zugeordnet werden. Außerdem können Aufgaben erstellt und an die zu bearbeitende Person vergeben werden. Diese können von dem betreffenden Mitarbeiter als erledigt markiert werden und gegebenenfalls kann auch eine Benachrichtigung an den Verantwortlichen geschickt werden. Die Inventarfunktion zeigt die aktuell im Lagerbestand vorhandenen Artikel, sowie die zuletzt an diesem Artikel vorgenommene Buchung. Alle erstellten Rechnungen und Angebote werden in der Cloud gespeichert und können jederzeit abgerufen werden. Es ist auch möglich relevante Dokumente in die Cloud hochzuladen.

Das Basisprogramm mit dem man Rechnungen, Angebote, Aufträge und Lieferscheine erstellen kann ist kostenlos. Die weiteren Funktionen wie Lagerverwaltung oder das Erstellen von Mahnungen sind ab 8,90 € pro Monat erhältlich. Es ist auch möglich, zwischen den angebotenen Paketen zu wechseln, wenn man zusätzliche Leistungen wünscht oder diese nicht mehr in Anspruch nehmen möchte. In der höchsten Preisklasse (28,90 € pro Monat) ist ein Speicher von 30 GB enthalten und das Programm kann von bis zu 8 Personen genutzt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass es die Software auch in einer mobilen Version gibt und man sie auch von unterwegs aus nutzen kann.

Die wichtigste Funktion von sevDesk ist für die meisten das Rechnungsprogramm, welches automatisch Rechnungen nach den gesetzlichen Anforderungen erstellt. Die Rechnungen werden fortlaufend nummeriert und lediglich die Firmendaten und das Firmenlogo sind in die Rechnung einzufügen. Der Nutzer wird bei der Rechnungserstellung aufgefordert alle gesetzlich verpflichtenden Daten, wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Höhe des Skontos oder die Höhe des anfallenden Steuersatzes einzugeben. Produktreferenzen, sowie Artikelbeschreibungen und Kundendaten übernimmt das Programm automatisch aus der zuvor erstellten Datenbank. Auch die Umsatzsteuer berechnet das Programm automatisch auf Basis der hinterlegten Steuersätze.

So wird Rechnungen schreiben ganz unkompliziert. Der Versand erfolgt automatisch entweder per E-Mail als PDF Anhang oder per Post über die integrierte Postschnittstelle. Damit muss man die Rechnung nicht mehr umständlich ausdrucken, falten und kuvertieren und spart sehr viel Zeit. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, die Rechnung als PDF herunterzuladen, wenn man sich doch lieber selbst um den Versand kümmern möchte. Die Rechnung wird archiviert und täglich auf den auf den vom TÜV zertifizierten Servern gesichert, sodass man bei Bedarf immer auf alte Rechnungen zugreifen kann und die gesetzliche Pflicht, die Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren, wird eingehalten. Bleiben die Rechnungen unbezahlt kann man mit sevDesk mit einem Mausklick Mahnungen versenden. Die Rechnungsansicht bietet einen Überblick über alle noch offenen Rechnungen, sodass man sofort sieht, wann eine Mahnung erfolgen sollte.
Neben Rechnungen kann man mit Hilfe von sevDesk auch Angebote schreiben. Auch hierfür können die Stammdaten der aus der Kunden- bzw. Interessentendatenbank verwendet werden. Mit wenigen Klicks ist ein Angebot erstellt und kann per E-Mail oder auf postalischen Weg versendet werden. Die Angebote werden sowohl in der Kundenakte als auch in einer Liste für alle offenen Angebote archiviert, sodass man die aktuellen Vorgänge immer im Blick behält. Wurde ein Angebot erstellt, kann dies bei Annahme durch den Kunden in eine Rechnung umgewandelt werden. Die Rechnungen können auch in mehrere Teilrechnungen über Anzahlungen und Teilbeträge zerlegt werden. Die Angebote stellen eine Grundlage für ein weiteres wichtiges Tool von sevDesk dar: Sie werden für die Umsatzplanung verwendet. Dabei werden die offenen Angebote über einen bestimmten Wahrscheinlichkeitsschlüssel umgelegt, sodass die voraussichtlichen Umsätze der nächsten Monate kalkuliert werden können. Dieses Tool erleichtert die Einkaufs-, Gewinn- und Lagerplanung eines Unternehmens wesentlich. Da Daten solcher Art sehr sensibel sind, werden sie, genau wie die Kundendaten, stets mit einer SSL Verschlüsselung, welche auch beim Online-Banking angewendet wird, versendet.

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